Chữ ký số hay còn gọi là token có nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp để hiểu một cách đơn giản đó là khi sử dụng chữ ký số thì chữ ký số là một thiết bị đã được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng để thay thế cho chữ ký thông thường trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Còn căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

•  Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Như vậy, nếu chiếu theo quy định của pháp luật hiện hành thì doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và hoàn toàn có quyền lựa chọn việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Trong thực tế, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số như một điều kiện bắt buộc trong các trường hợp sau:

• Khi sử dụng hoá đơn điện tử
• Khi kê khai và nộp thuế
• Kê khai bảo hiểm xã hội

Khởi sự sẽ đi sâu chi tiết lần lượt các nội dung trên ngay sau đây.

Từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa và dịch vụ. Điều này cũng đã được quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành:

Một hóa đơn điện tử cần phải có “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.

Như vậy, hóa đơn điện tử phải được ký bởi chữ ký số theo quy định thì mới có đủ tính pháp lý và được công nhận là hợp pháp trước pháp luật. Do đó, doanh nghiệp của bạn bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của hóa đơn điện tử được ký kết giữa các bên giao dịch.

Bắt đầu từ năm 2015, các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam gần như bắt buộc phải tiến hành giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử. Điều này đã được thể hiện rõ trong Công văn số 16132/BTC-TCT về việc Đẩy mạnh triển khai chương trình Nộp thuế điện tử.

Bên cạnh đó, tại khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Người nộp thuế là tổ chức kinh doanh sử dụng các dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp (đăng ký thuế, khai, nộp thuế, tra cứu và gửi thông tin về thuế), trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính”.

Đối với việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp, tại  khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.

Do đó, cùng với việc chuyển đổi từ nộp thuế trực tiếp bằng tiền mặt sang nộp thuế bằng phương tiện điện tử, doanh nghiệp hiện nay cũng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký thông thường khi thực hiện giao dịch với các cơ quan quản lý thuế.

Trong lĩnh vực BHXH, tại Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH đã quy định:

“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.

2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”.

Từ quy định trên, có thể thấy hiện nay cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp đã bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi kê khai BHXH trực tuyến.

Chữ ký số là 1 yếu tố bắt buộc cần có khi người dùng kê khai BHXH điện tử

Viettel – Thương hiệu uy tín hàng đầu Việt Nam. Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và đang là đơn vị có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam. Do đó, uy tín và chất lượng các sản phẩm trên thị trường của Viettel là không thể phủ nhận.

Chữ ký số Viettel-CA sở hữu các đặc tính vượt trội mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đó là tính toàn vẹn, tính xác thực, tính chống chối bỏ và tính bảo mật.

Thủ tục đăng ký chữ ký số đơn giản. Ngay sau khi nhận được thông tin đăng ký từ khách hàng, nhân viên Viettel sẽ tiến hành kiểm tra thông tin, xác nhận hồ sơ. Thủ tục đăng ký và nhận chữ ký số cực kỳ nhanh chóng.

Hỗ trợ miễn phí trước và sau bán 24/24, với đội ngũ tư vấn viên được đào tạo bài bản, có nghiệp vụ về chữ ký số, luôn luôn lắng nghe và tận tình giải đáp các vướng mắc cho khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Hiện nay ngoài chữ ký số Viettel – CA. Trên thị trường có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như: VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…

Với việc phải chịu sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước cũng như quy định pháp luật đối với điều kiện hoạt động của các đơn vị nêu trên. Có thể nói, Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng đều tốt và đảm bảo các tiêu chí kỹ thuật, tính năng sử dụng như nhau.

Với nhiêu năm là đơn vị cung cấp chữ ký số và sự dụng chữ ký số trong hoạt động hỗ trợ kê khai thuế cho khách hàng trên địa bàn Đà Nẵng. Theo kinh nghiệm của Khởi sự, Có 2 yếu tố bạn cần cân nhắc khi lựa chọn đại lý chữ ký số:

1, Về giá của chữ ký số:

Trên thị trường hiện nay có nhiều đại lý cạnh tranh không lành mạnh, họ thường dùng phương thức bán cho doanh nghiệp gói dịch vụ chữ ký số thấp hơn các nhà cung cấp khác với nhiều ưu đãi như tặng kèm số hóa đơn, phần mềm bảo hiểm xã hội để thu hút khách hàng ban đầu. Tuy nhiên sau đó, doanh nghiệp phải chi trả thêm các chi phí khác để sử dụng như: Chi phí khởi tạo, cài đặt…

Vì thế trước khi tìm hiểu giá bán bạn cần đặc biệt lưu ý:

+ Giá bán đã bao gồm VAT hay chưa?
+ Bạn có phải trả thêm chi phí cài đặt, hướng dẫn sử dụng không?
+ Giá cuối cùng bạn phải thanh toán là bao nhiêu?
+ Giá thanh toán có kèm theo khuyến mãi nào không?
+ Giá gia hạn chữ ký số sau khi sử dụng cao hay thấp?

2, Về dịch vụ hỗ trợ sau bán:

Trong quá trình hoạt động,. Đặc biệt vào dịp cao điểm cuối mỗi quý, cuối năm, quá trình thực hiện kê khai thuế, nộp thuế, BHXH, hải quan điện tử…thường hay xảy ra sự cố. Khi đó đơn vị cung cấp chữ ký số cho bạn có nghiệp vụ đủ tốt và sự nhiệt tình để giúp bạn giải quyết vấn đề không hay đem con bỏ chợ?